Kurz gesagt: Ein Einladungstext nennt in den ersten Sätzen Anlass, Datum, Uhrzeit und Ort, erklärt kurz, was die Gäste erwartet, und endet mit einer klaren Bitte um Rückmeldung bis zu einem festen Datum. Ton und Anrede passen zum Anlass: locker beim Teamevent, verbindlich beim Kundenevent.
Checkliste: Das gehört in jede Einladung
- Anlass und Name der Veranstaltung
- Datum, Beginn und – wenn möglich – Ende
- Ort mit vollständiger Adresse und Hinweisen zur Anreise
- Kurzer Ablauf oder Höhepunkte des Programms
- Dresscode, falls es einen gibt (siehe Dresscodes erklärt)
- Kosten oder der Hinweis, dass die Teilnahme kostenlos ist
- Ob Begleitpersonen willkommen sind
- Rückmeldefrist und Weg der Anmeldung
- Ansprechperson für Fragen
Einladung zur Betriebsfeier
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ein ereignisreiches Jahr liegt hinter uns – und das wollen wir gemeinsam feiern. Wir laden euch herzlich zu unserer Betriebsfeier am [Datum] ab [Uhrzeit] in [Ort, Adresse] ein.
Euch erwarten ein gemeinsames Essen, Musik und viel Zeit für Gespräche abseits des Arbeitsalltags. Für Speisen und Getränke ist gesorgt.
Bitte gebt bis zum [Datum] bei [Name] Bescheid, ob ihr dabei seid. Wir freuen uns auf euch!
Einladung zum Betriebsausflug
Hallo zusammen,
raus aus dem Büro, rein ins Erlebnis: Am [Datum] geht es auf Betriebsausflug nach [Ziel]. Treffpunkt ist um [Uhrzeit] am [Treffpunkt], zurück sind wir gegen [Uhrzeit].
Auf dem Programm stehen [Aktivität] und ein gemeinsames [Mittagessen/Abendessen]. Denkt an bequeme Schuhe und wetterfeste Kleidung.
Meldet euch bitte bis zum [Datum] an – damit wir planen können. Wir freuen uns auf einen tollen Tag mit euch!
Einladung zum Workshop
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir laden Sie herzlich zu unserem Workshop „[Titel]“ am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] in [Ort] ein.
Ziel des Workshops ist es, [Ziel in einem Satz]. Gemeinsam erarbeiten wir [Ergebnis]. Bitte bringen Sie [Unterlagen/Laptop] mit.
Die Teilnehmerzahl ist auf [Anzahl] begrenzt. Bitte melden Sie sich bis zum [Datum] bei [Name, E-Mail] an. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
Wie du den Workshop selbst vorbereitest, erklärt der Ratgeber Workshop planen.
Einladung zum Sommerfest
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
die Sonne ist da – Zeit für unser Sommerfest! Am [Datum] ab [Uhrzeit] feiern wir gemeinsam in [Ort]. Es gibt Gegrilltes, kühle Getränke und [Programmpunkt].
Partner und Kinder sind herzlich willkommen. Bitte gebt bis zum [Datum] Bescheid, mit wie vielen Personen ihr kommt.
Einladung zum Kundenevent
Sehr geehrte/r [Anrede, Name],
für die gute Zusammenarbeit möchten wir uns bei Ihnen bedanken und laden Sie herzlich zu unserem [Name des Events] am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] ein.
Freuen Sie sich auf [Programm-Höhepunkt], gute Gespräche und einen entspannten Abend. Der Dresscode ist [Dresscode].
Wir bitten um Ihre Rückmeldung bis zum [Datum] an [Name, Kontakt]. Gern dürfen Sie eine Begleitperson mitbringen. Wir freuen uns sehr auf Ihren Besuch.
Für die Weihnachtsfeier haben wir eigene Formulierungen im RatgeberWeihnachtsfeier planen gesammelt.
Tipps für bessere Einladungstexte
- Das Wichtigste zuerst: Datum, Uhrzeit und Ort gehören in die ersten Zeilen, nicht ans Ende.
- Neugier wecken: Ein konkreter Programmpunkt überzeugt mehr als „ein abwechslungsreiches Programm“.
- Eine Frist setzen: Ohne Rückmeldedatum kommen Zusagen oft zu spät für die Planung.
- Erinnern: Kurz vor dem Event hilft eine freundliche Erinnerung mit Anfahrt und Ablauf.
- Barrierefreiheit erwähnen: Hinweise zu Zugang, Parkplätzen und Ernährungsfragen zeigen Aufmerksamkeit.
Wann die Einladung im Planungsprozess an der Reihe ist, zeigt Schritt 7 derCheckliste zur Eventplanung.
Save the Date: kurz und früh
Bei größeren Veranstaltungen lohnt eine Vorab-Information, sobald der Termin steht. Sie enthält nur das Wichtigste: Anlass, Datum, Ort und den Hinweis, dass die ausführliche Einladung folgt.
Häufige Fragen
Wie früh sollte man zu einem Firmenevent einladen?
Je größer das Event und je weiter die Anreise, desto früher. Bewährt hat sich, zuerst ein Save the Date zu verschicken und die ausführliche Einladung mit Programm und Anmeldung später nachzureichen.
Du oder Sie in der Einladung?
Richte dich nach der Kultur im Unternehmen oder im Kreis der Gäste. Intern wird oft geduzt, bei Kunden, Partnern und offiziellen Anlässen ist das Sie meist die sichere Wahl. Wichtig ist, dass die Anrede im ganzen Text einheitlich bleibt.
Was gehört in jede Einladung?
Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort mit Adresse, ein kurzer Überblick über den Ablauf, gegebenenfalls Dresscode und Kosten sowie eine Rückmeldefrist mit dem Weg, wie man zusagt.